Freelance : comment gagner en productivité ?

Vous vous sentez débordé par votre travail en tant que rédacteur web freelance ? Vous déplorez que les journées n’aient que 24 heures ? Vous avez une fâcheuse tendance à l’éparpillement et à la procrastination ? Voici un guide pratique pour vous aider à mieux vous organiser et à travailler moins mais mieux !

Au programme :

Organiser son travail à l’avance

Le maître mot ? Anticipez. Créez-vous un planning réaliste et surtout prenant en compte vos contraintes quotidiennes. Il y a plusieurs manières de voir les choses mais un bon planning doit comporter toutes les actions à mettre en oeuvre pour réaliser le travail que vous devez accomplir :

A la semaine, sur 15 jours ou au mois, notez les textes que vous devez absolument rendre. Vous avez une deadline du client et vous savez donc que vous n’y couperez pas. Vous verrez ainsi, si à court terme, vous pouvez accepter de nouveaux clients ou si vraiment là vous êtes suffisamment chargé.
Si le client est récurrent et vous commande quatre textes par mois, notez cela sur l’année. Cela vous permet d’avoir une vision d’ensemble.
Si vous souhaitez vous former à telle et telle nouvelle technique ou avez des projets d’écriture mais que ce n’est pas pour tout de suite prévoyez un temps dans votre planning pour y réfléchir. C’est aussi important de se projeter pour rester motivé.
Tenez compte de vos contraintes quotidiennes dans votre planning. Si vous avez des enfants, vous savez que les horaires entre 16h et 20 heures ne seront pas pour vous des moments de travail. Mais le soir quand il sont couchés ou tôt le matin peuvent constituer des instants actifs.
Prévoyez au moins un jour de repos complet par semaine et ne travaillez pas toute la nuit. Gardez un volume horaire journalier tenable – 10 heures grand maximum – sous peine de ne pas pouvoir tenir sur la distance. Lorsque l’on est fatigué on a les idées moins claires, les mots s’entrechoquent et l’écriture est laborieuse.

Laisser du temps pour la veille, la formation et la prospection

Le planning doit aussi comporter des temps pour effectuer de la veille, prospecter de nouveaux clients ou vous former. Quelques réflexes sont indispensables pour gagner du temps dans cette tache :

Vous constituer un fichier d’entreprises pour lesquelles vous rêveriez de travailler. Rien n’est inatteignable il suffit d’avoir les bons arguments pour les séduire.
Compléter avec soin vos profils sur Linkedin, Malt et sur les plateformes spécialisées de Freelance. Prévoir également de vous rendre à des événements web marketing dans votre région ou plus loin. Ce type de lieu regorge d’agences web et de clients susceptibles de travailler avec vous. Demandez aussi des recommandations à vos clients ou partenaires. Cela booste toujours un profil et attire davantage.
Faites de la veille, sur les sujets du webmarketing, du seo et de l’écosystème web en général. A ce titre, Twitter est une mine d’or. Constituez-vous une liste avec les personnes à suivre.
Créer votre site internet est un vrai plus à condition que vous ayez le temps de le maintenir à jour. Clairement un rédacteur web freelance qui ne publie que quelques articles par an ne donne pas forcément un bon signal à ses prospects. Si vous savez que vous n’aurez pas le temps, focalisez-vous sur Linkedin, Malt, les plateformes de freelance, Twitter et la prospection. Vous serez peut être mieux visible qu’avec un site et pouvez tout à fait publier des liens vers vos textes publiés sur les sites de vos clients pour montrer votre savoir-faire. Même si tenir un blog reste l’une des meilleurs écoles !
Fuyez comme la peste les plateformes de rédaction web low cost. Vous travaillerez beaucoup pour un gain faible et une valorisation plus faible encore. Moi aussi je suis passée par là et quand je vois ce que je gagne aujourd’hui en me faisant plaisir, je ne regrette pas de les avoir quittées. Et oui au début trouver des clients en direct c’est ardu, on n’ose pas, on se dit que l’on ne va pas être à la hauteur… Commencez par proposer vos services à des clients qui oeuvrent dans votre domaine de prédilection. Vendez vos textes sur Wriiters pour avoir des retours positifs et surtout formez-vous plus encore. Lisez des livres sur la rédaction web comme celui d’Isabelle Canivet (le must en la matière), écumez les blogs spécialisés et construisez votre réseau.

Bien estimer le temps que vous allez passer sur le texte pour vendre au juste prix

On entre sans doute dans l’aspect le plus complexe, surtout lorsque l’on débute. Comment estimer le temps que vous allez passer sur un article pour vivre convenablement de votre travail ? Différents critères entrent en jeu :

Vous connaissez le sujet ? Bien alors les recherches seront rapides à faire. Vous pouvez donc considérer que le temps de recherche sera d’environ 15 minutes pour regarder un peu ce qu’a fait la concurrence. Par contre le temps d’écriture va rester sensiblement le même que pour un sujet inconnu, tout comme le temps de relecture. Si vous débutez, 300 – 400 mots à l’heure c’est déjà un bon rythme. Donc si vous devez pondre un article de 600 mots, comptez deux heures et demi de travail minimum. Donc a moins de 10 euros les 100 mots, vous vendez à perte. Etant donné que sur les 60 euros perçus, il y en a 15 environ qui partent du côté de l’URSSAF. Il vous reste donc 45 euros soit un peu de 20 euros de l’heure ce qui est honnête.
Vous ne connaissez pas le sujet ou il est très pointu ? Ajoutez 45 minutes à une heure pour les recherches. On part donc sur trois heures de travail pour 600 mots. A 10 euros les 100 mots c’est très juste. Ne nous voilons pas la face, difficile de vendre à 14 euros les 100 mots, surtout lorsque l’on débute. Du coup alternez entre les sujets que vous maîtrisez à la perfection et ceux que vous découvrez. Histoire de retomber sur vos pieds.
Autre élément ? Si le client vous demande une recherche de mots-clés, de rédiger les metas ou d’intégrer le contenu sur son site cela prend du temps et cela se paie aussi. Donc prévoyez-le dans le temps de travail.

Savoir dire non à un client qui exige des délais irréalistes

Il est lundi 14 heures et votre client veut cinq textes pour demain sans faute. Même si vous pouvez avoir légitimement peur qu’il aille voir ailleurs, refusez les délais irréalistes. Expliquez-lui posément que ce n’est pas humainement possible mais que pouvez déjà en rédiger un ou deux pour la date qu’il demande. Et le reste pour la fin de la semaine. Mettez en avant la qualité de ce que vous allez lui rendre et que les délais de conception ne sont pas aussi rapides. Et s’il refuse tout en bloc, cela vaut-il la peine de s’engager dans une relation commerciale aussi tendue dès le départ ? Généralement quand on part sur un tel pied avec un client il est rare que cela s’arrange. C’est le cas pour les clients qui vous demandent un test gratuit ou ceux qui ne sont pas clairs sur les modalités et délais de paiement. A fuir comme la peste sous peine de vous faire bouffer votre énergie et votre productivité en relances infructueuses, énervements et autres palabres stériles.

Ne restez pas là dessus et continuez à prospecter et à vous faire connaître pour conclure avec des clients qui respecteront vraiment votre travail.

Savoir gérer la relation client notamment les rendez-vous téléphoniques

Un rendez-vous téléphonique avec un client peut parfois durer bien trop longtemps et empiéter sur la suite de votre travail. A vous de cadrer la discussion pour ne pas qu’elle parte dans tous les sens. En début de discussion convenez avec lui d’un ordre du jour et dites-lui que vous avez un autre rendez-vous dans une demie heure ou une heure. Il sera plus enclin à respecter les délais. Et si vraiment il abuse, glissez-lui que, pour vous, ce temps fait partie intégrante de votre travail et que vous pourriez le facturer. Les consultants SEO ou webmarketing proposent rarement des rendez-vous téléphoniques gratuits, pourquoi le feriez-vous ?

Savoir dompter l’angoisse de la deadline

Pour diverses raisons, vous êtes à la bourre et la deadline donnée par le client approche. Et là c’est la panique. Respirez un grand coup et faites le point. Quel volume de textes pensez-vous pouvoir rendre pour la date voulue (sans travailler jour et nuit et finir sur les rotules). Après avoir évalué cela prévenez votre client en amont. Tout le monde peut comprendre que vous ayez eu un imprévu dans votre vie. Cela m’est déjà arrivé et je n’ai pas perdu mon client pour autant. L’essentiel est d’être honnête et de rendre un minimum de travail. Pour être tout à fait transparent, vous pouvez aussi lui donner le plan des autres articles, histoire de lui signifier que le reste arrive incessamment sous peu. Si vous sentez qu’il s’énerve, vous pouvez également faire un geste commercial avec une légère ristourne sur les prochain textes.

Pour éviter ce type de soucis, vous pouvez appliquer les règles suivantes :

Surestimez le temps que va vous prendre la tache. Comme cela même si vous avez un imprévu, vous ne serez pas en retard pour autant.
Ne pas donner de délais trop précis à votre client si vous sentez que vous êtes trop chargé. Dites-lui d’ici la fin de la semaine, du mois… Vous verrez bien sa réaction.
Evitez de prendre trop de travail dans les périodes dans lesquelles vous savez que votre productivité ne sera pas au top : fêtes de fin d’année, présence de votre famille, vacances scolaires…

Savoir effectuer des tâches moins énergivores lorsque l’on se sent fatigué

Le corps humain n’est pas fait pour fonctionner à plein régime tout le temps. Si vous avez mal dormi il n’est peut-être pas temps de vous lancer dans la rédaction d’un texte pointu. Dressez le plan des articles à venir, effectuez des recherches, faites votre veille, envoyez quelques mails de prospection… Et si vraiment vous n’arrivez à vous concentrer sur rien allez vous promener 20 à 30 minutes dans la nature. Histoire de recharger vos batteries.

Apprenez aussi à détecter les biorythmes de votre corps. Certains sont au taquet à 6 heures du matin mais très peu alertes l’après-midi. Prévoyez du coup de ne rédiger qu’en début de journée et réservez l’après-midi à des activités moins énergivores. Et si vous êtes plutôt du soir et bien inversez le conseil précédent. Il n’y a pas de bonne période pour travailler efficacement. La bonne période c’est celle qui convient le mieux à votre corps.

Capitaliser sur des articles sur le même sujet

Vous devez rédiger 10 textes sur la même thématique ? C’est là que vous allez gagner le plus de temps. Je vous donne ma méthode personnelle qui me convient mais que vous pouvez adapter. Vous pouvez aussi la trouver mauvaise et vous construire la vôtre !

Créer une page par article sur google docs ou word. Google docs me permet notamment de voir en un clin d’oeil le nombre d’articles qu’il me reste à rédiger sur le dashboard. Je peux ainsi faire le point en temps réel.
Article par article chercher des sources pertinentes pour le nourrir. Et dresser un plan plus ou moins détaillé. Personnellement je préfère faire un plan peu détaillé pour laisser place à ma créativité.
Choisissez ensuite l’article qui vous inspire le plus et débutez la rédaction.
Mieux vaut terminer un article avant d’en commencer un nouveau, histoire de ne pas s’emmêler les pinceaux.
Vous pouvez faire une première relecture de l’article rédigé immédiatement mais mieux vaut laisser reposer un peu. Revenez-y plus tard après en avoir rédigé quelques autres.
Trois relectures sont souvent nécessaires : une pour le fond, le sens et savoir si vous avez bien respecté l’objectif du texte (informer, vendre…). Une 2e pour la forme : les phrases sont-elles agréables à lire, le tout s’enchaîne-il bien, le texte est-il suffisamment optimisé en terme de SEO mais pas trop ? Enfin une troisième relecture est utile pour l’orthographe et la syntaxe.

Rester centré sur le sujet lors de ses recherches

Il peut arriver que vous commenciez les recherches sur un sujet et que vous soyez attiré par un autre thème et encore un autre. La toile facilite ce type de réflexion en arborescence. D’autant plus si vous êtes curieux et avez soif de savoir, ce qui est souvent le cas des rédacteurs web, qui par définition, s’intéressent à tout.

C’est là que vous allez devoir apprendre à vous canaliser. Devant vous, notez l’objectif de la recherche. Quels sont les éléments que vous souhaitez trouver, quel est l’objectif de votre quête ? Si vous tombez par hasard sur un sujet qui n’a rien à voir mais qui vous attire, bookmarkez le lien de la page dans votre navigateur ou à tout endroit où vous pourrez le retrouver facilement. Vous lirez cela plus tard pendant une pause. Et si vous n’arrivez pas à résister à la tentation c’est peut-être un signe :

Soit votre sujet de recherche vous barbe. A ce moment-là essayez de le rendre intéressant en trouvant un angle inédit ou décalé. C’est sans doute aussi le signe que vraiment vous n’avez plus jamais envie de travailler sur cette thématique. A ce moment là terminez les textes devisés et signifiez à votre client que vous préférez arrêter là.
Soit vous êtes trop fatigué : allez vous promener, faites une sieste, mangez un morceau ou téléphonez à un ami.
Soit vous n’êtes pas assez concentré. Cela arrive souvent lorsque l’on travaille de chez soi avec aucun patron pour vous signifier qu’il faut bosser. Ou le regard de vos collègues qui bûchent à fond. Peut-être est-ce pour vous le temps de vous extraire de votre cocon et d’aller travailler en espace de coworking ou en bibliothèque. Cela peut être une saine émulation et vous élargirez aussi votre réseau.
Il peut aussi y avoir d’autres raisons que celles-là. A vous de découvrir lesquelles et de vous poser honnêtement la question. Avez vous l’impression de faire vraiment ce que vous aimez ?

Les moyens de rester concentré

Vous commencez à rédiger un texte mais la concentration n’est pas là. Commencez par couper toutes les sources de dérangement intempestives : alertes mail, notifications slack, skype et autres messageries instantanées. Mettez aussi votre portable sur silencieux à part si vous attendez un appel important.

Vous pouvez également tester la méthode Pomodoro qui consiste à alterner 25 minutes de travail et 5 minutes de pause. Pendant le temps de travail, le but est de rester entièrement concentré sur la tache sans être dérangé. Il y a de nombreuses applications sur smartphone qui permettent de faire cela.

Si vous n’arrivez pas à vous concentrer à cause de la fatigue prévoyez des taches moins exigeantes intellectuellement aujourd’hui. Et si le problème persiste c’est peut-être que le souci est plus profond :

Vous avez un rythme de vie peut-être pas toujours propice au travail : nuits écourtées, problèmes d’insomnie…
Cela peut paraître un conseil hors de propos mais veillez à votre alimentation. Mangez équilibré et éviter les surdoses de sucres. Dans un premier temps le sucre ingéré va vous donner un coup de boost mais vous allez ensuite le payer avec des hypoglycémies qui pénaliseront votre productivité. Si vous avez une petite fringale, ingérez des noix ou des fruits secs, un morceau de fromage ou un fruit. Le soir évitez les aliments trop lourds à digérer : vous dormirez moins bien et le réveil n’en sera que plus difficile. Et surtout buvez beaucoup (eau minérale, infusion…), le cerveau consomme beaucoup d’eau.
Aménagez-vous un bureau dans un endroit éclairé par la lumière du jour et agréable. Evitez de travailler au lit ou en pyjama. Se mettre dans une vraie ambiance de travail est essentiel à la concentration. Et si vous avez un appartement trop petit ou mal aménagé, allez en espace de coworking. Certains freelance aiment aussi travailler dans les bars et les lieux publics. Faites ce qui vous convient le mieux.
Et si la fatigue devient chronique n’hésitez pas à consulter un médecin.

Ne plus procrastiner mais…

Ah la procrastination ! On pense souvent que c’est un truc de fainéant qui préfère s’affaler dans le canapé plutôt que de s’atteler à la tache. Mais généralement on procrastine parce que l’on a trop de choses à faire et que l’on ne sait pas par quel bout commencer. Déjà le fait d’avoir établi un planning peut vous permettre de moins procrastiner. Mais la méthode suivante peut vous aider à prendre du recul sur le monceau de taches qui vous attend :

Ouvrez une feuille blanche sur votre ordinateur ou dans votre carnet.
Listez les taches que vous remettez sans cesse au lendemain.
Puis, surlignez en rouge celle qui sont prioritaires et notez immédiatement le libellé de la tache dans votre agenda à une date proche. Placez-là au sein d’une journée dans laquelle vous allez pouvoir la mener à bien sous peine de la remettre encore aux calendes grecques. Et surtout mettez-vous un rappel sur votre portable. Cela est très facile avec Google Agenda.
Surlignez en jaune celles qui sont de moyenne importance. Vous pouvez noter la première étape de la mission sur votre agenda. Histoire d’amorcer les choses.
Enfin, surlignez en vert les taches vraiment annexes. Dans votre agenda notez un moment où vous reconsidérerez l’importance de ces taches. A ce moment-là vous vous rendrez peut-être compte qu’elles sont sans importance et vous n’y donnerez pas suite.

Les outils de la productivité

Il existe de très nombreux outils pour devenir plus productif. Je vais en citer ici quelques-uns dont je me sers souvent :

Trello permet de noter les taches nécessaires à la réalisation de chaque projet. Créez un tableau pour chaque client. Vous y noterez les sujets d’articles, les deadline, pourrez y ajouter des liens vers des sources, des pièces jointes ou encore des tags et des couleurs. L’outil est gratuit et facile à prendre en main. Vous pouvez également vous créer un tableau formation, site internet, prospection… La limite ne réside que dans votre imagination. Des Power-Ups vous permettent également de bénéficier d’add-ons utiles comme google drive, Slack ou Calendar. Toutefois, si vous voulez installer plus d’un Power-Up, vous devrez passer à la version payante.
Avec Google Agenda notez toutes les taches à rendre à une date donnée. Et associez-leur un rappel. Avec la synchronisation sur votre portable, vous recevrez le rappel directement dessus.
Avec Gmail vous disposez de tous vos mails en un seul lieu. Créez des dossiers pour chaque client et un dossier pour la formation, un autre pour la prospection, un autre encore pour la veille… Vous pouvez même instaurer des règles automatiques pour que les mail portant certains mots ou émanant d’un destinataire précis soient rangés automatiquement dans le dossier voulu.
Il existe des tas d’autres outils pour booster votre productivité comme Evernote par exemple. A vous de choisir ceux qui vous conviennent.